Les dépôts indépendants sont un excellent moyen d’éviter les impayés et les factures impayées, de garantir l’engagement des clients et de maintenir un flux de trésorerie constant. Si vous avez du mal à être payé à temps ou si vous cherchez des moyens de filtrer les clients douteux, il est peut-être temps d’inclure les dépôts dans vos pratiques de facturation standard.
De quand demander à combien demander, apprenez les bases des dépôts en freelance pour vous aider à démarrer du bon pied.
Qu’est-ce qu’un dépôt indépendant ?
Un dépôt indépendant est similaire à un acompte sur une voiture ou une maison. C’est lorsque vous demandez à un client d’effectuer un paiement partiel ou total avant de commencer à travailler sur un projet.
Lorsque vous travaillez en indépendant, les dépôts sont généralement basés sur le montant détaillé dans votre devis initial. Par exemple, si vous deviez demander un acompte de 50 % à l’avance, votre client serait tenu de payer la moitié du montant que vous avez indiqué dans une estimation détaillée du projet au départ.
Une fois qu’un client effectue un dépôt, le montant est déduit de la facture suivante. Par exemple, si le montant total de votre devis était de 1 000 $ et que le client effectue un paiement initial de 500 $, vous lui factureriez les 500 $ restants sur sa facture lors de la livraison de votre service.
Quels clients demander pour un dépôt indépendant
Il est tentant de demander à tous vos clients un paiement initial, mais en réalité, ce n’est pas toujours approprié. En général, vous devriez demander un paiement initial dans les circonstances suivantes :
Travailler avec de nouveaux clients
Il est recommandé de demander un acompte aux nouveaux clients avec lesquels vous travaillez pour la première fois. Étant donné que vous n’avez pas de relation de travail existante, un dépôt aide à faire respecter et à faire respecter votre contrat.
Une fois que vous aurez développé une relation et établi la confiance les uns avec les autres, un dépôt ne sera plus nécessaire, car vous pourrez compter sur le client pour effectuer les paiements en totalité et à temps.
Pour des projets plus longs et plus importants
Si vous vous engagez dans un nouveau projet avec une échéance lointaine, demander un acompte vous fournira un revenu pour vous permettre de continuer en attendant, afin que vous ne soyez pas à court d’argent.
Il en va de même pour les grands projets. Si vous travaillez sur quelque chose dont le prix est élevé, vous pouvez demander un paiement au moins partiel à l’avance au lieu du montant total sur votre facture finale.
Dans ces circonstances, demander des acomptes vous profite en alimentant votre compte bancaire et en garantissant l’engagement de vos clients.
Quand il y a des coûts liés au projet
Certains travaux indépendants s’accompagnent de dépenses liées au projet, comme le matériel, l’équipement ou les logiciels. Et bien que les clients vous remboursent parfois ces frais, cela n’a pas toujours de sens financier pour vous de les couvrir d’avance.
Si vous travaillez sur un projet qui a des dépenses importantes, demander un acompte avant de commencer vous aidera à les payer sans puiser dans vos fonds existants.
Quand vous avez besoin que le client s’engage
Il est presque impossible de savoir si un client potentiel se révélera être un bon ou un mauvais client. Même les références d’amis ou d’autres propriétaires de petites entreprises peuvent s’avérer être des flocons.
Demander un acompte est un bon moyen de s’assurer qu’un client s’engage à travailler avec vous et qu’il s’investit dans le projet. Les dépôts ont tendance à garder les clients plus engagés dans un projet puisqu’ils y ont déjà investi de l’argent.
Et, si le client change d’avis sur le projet plus tard, au moins vous n’aurez pas travaillé gratuitement.
Quand ne pas demander un acompte indépendant
Que vous demandiez un dépôt dépend de divers facteurs, de votre relation existante avec un client à la taille du projet en question. Vous n’avez pas besoin de demander de l’argent à l’avance lorsque vous travaillez avec les éléments suivants :
Clients existants
Si vous travaillez déjà avec un client de manière continue et que vous lui avez envoyé au moins une facture, cela n’a aucun sens de lui demander un acompte.
Le seul moment où cela pourrait être approprié est si un client existant proposait un projet entièrement différent avec un long délai ou un budget important. Même alors, si le client vous a payé régulièrement dans le passé, vous n’avez aucune raison d’en douter maintenant. Demander une caution après l’établissement d’une relation de travail peut se heurter à la confusion ou au refus.
Gros clients
Les grandes entreprises et les entreprises ont leurs propres services comptables qui gèrent la facturation et les paiements en indépendant. La bureaucratie et les couches supplémentaires de bureaucratie rendent les demandes de paiement inattendues – comme les dépôts initiaux – difficiles à naviguer pour certains gros clients, ce qui entraîne des retards de projet et des délais prolongés.
Lorsque vous travaillez avec un gros client, il est généralement prudent de supposer qu’il a ses canards dans une rangée lorsqu’il s’agit de payer les factures à temps et en totalité. Incluez toutes les conditions de paiement dans votre contrat de freelance et discutez-en avant de commencer pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde.
Petits projets
Les petits projets ponctuels inférieurs à une certaine valeur en dollars ne valent généralement pas la peine de demander un acompte.
Par exemple, quelque chose qui ne prendra que quelques heures facturables ne nécessite pas de paiement initial.
Il en va de même pour les petits ajouts aux projets existants, comme les révisions ou les mises à jour. Bien que ces tâches puissent affecter le montant que vous facturez sur votre facture finale, il n’est pas courant de demander un acompte sur le travail indépendant qui fait partie d’un contrat plus important.
Avant de demander un acompte sur chaque projet, réfléchissez au nombre d’heures de travail que vous devrez y consacrer. Déterminez vous-même un seuil raisonnable et utilisez-le pour décider quand facturer un acompte aux clients et quand ne pas le faire.
Combien demander d’avance
Le montant facturé par les pigistes pour un dépôt varie considérablement en fonction du type de travail que vous effectuez, de la durée de vos contrats et du type de clients avec lesquels vous travaillez généralement.
Par exemple, un rédacteur indépendant expérimenté qui n’entreprend que des projets à long terme peut demander un acompte de 50 % pour filtrer les clients peu sérieux, tandis qu’un nouveau pigiste désespéré peut demander 10 % à la place.
Dans tous les cas, la plupart des dépôts sont soit un pourcentage d’un devis, soit un paiement intégral.
Dépôts en pourcentage
Les dépôts sur devis se situent généralement entre 10 % et 50 % d’un devis ou d’un devis. Le montant que vous demandez peut même changer en fonction du projet ou du client avec lequel vous travaillez.
Cependant, il est important d’avoir des conditions de prix et de paiement cohérentes pour faciliter le suivi et la gestion des tâches comptables telles que les devis et la facturation.
Si vous choisissez de demander un pourcentage différent en fonction de la taille d’un projet ou du montant de la facture finale, assurez-vous d’utiliser la même logique dans votre liste de clients.
Paiement en totalité
Le paiement intégral est une autre façon de gérer les dépôts. Certains pigistes choisissent de ne pas demander d’acompte, mais plutôt le montant total du devis à l’avance.
C’est le meilleur moyen d’éviter les problèmes liés au non-paiement, mais ce n’est généralement pas ce que les clients veulent entendre, en particulier lorsqu’ils gèrent leurs propres budgets mensuels et échéanciers de paiement.
Avant de décider de demander le paiement intégral à l’avance, parlez à d’autres professionnels de votre secteur pour voir quelle est la pratique courante.
Comment demander un dépôt indépendant
Idéalement, toutes les exigences relatives aux dépôts seront décrites dans votre devis ou estimation, ainsi que dans votre contrat. Cependant, il est également important de communiquer avec un client potentiel au sujet de vos pratiques de facturation.
Dans un devis indépendant, assurez-vous de décrire les détails liés à vos exigences de dépôt dans vos conditions de paiement, tels que :
- Le montant dû d’avance ainsi que le total du devis
- La date d’échéance de l’acompte et du solde (si différent)
- Modes de paiement acceptés, tels que PayPal ou par carte de crédit
- Si le dépôt est remboursable et dans quelles circonstances
Pour de meilleurs résultats, ne vous contentez pas de fournir ces informations par écrit. Discutez avec votre client de vos attentes et assurez-vous que vous êtes tous les deux sur la même longueur d’onde.
4 avantages des dépôts initiaux pour les pigistes
Il y a de nombreux avantages à demander un paiement total ou partiel à l’avance. Par exemple, demander un dépôt indépendant à de nouveaux clients peut :
1. Réduire le risque de non-paiement
Bien que vous ne souhaitiez pas commencer une relation client en partant du principe qu’ils ne vous paieront pas, la réalité est que certains clients sont plus difficiles à payer que d’autres.
Tant que vous n’avez pas établi une relation de travail solide les uns avec les autres, il est impossible de dire si vous pouvez faire confiance à un nouveau client pour payer rapidement.
Les acomptes garantissent que même si un client annule un projet ou disparaît complètement, vous obtiendrez toujours quelque chose pour le travail que vous avez effectué.
De plus, les clients qui ont déjà investi de l’argent dans un projet sont plus susceptibles de rester engagés et impliqués tout au long de son achèvement.
2. Fournir un meilleur flux de trésorerie
Quel que soit votre cycle de facturation, les paiements pour le travail indépendant peuvent être sporadiques et difficiles à prévoir. Les dépôts vous fournissent de l’argent avant d’envoyer une facture, ce qui vous permet d’améliorer votre trésorerie et d’étaler les paiements entrants sur une plus longue période.
Cela vous donne la possibilité de payer vos factures, de planifier un budget et de couvrir toutes les dépenses liées à l’entreprise ou au projet qui surviennent.
3. Filtrer les clients problématiques
Chez certains clients, le refus de payer un acompte à l’avance est un signal d’alarme. S’ils ne sont pas disposés à vous payer maintenant, vous paieront-ils réellement lorsque vous enverrez une facture finale ?
Cependant, si un client refuse de payer un acompte, assurez-vous de considérer le raisonnement derrière le refus avant d’annuler un contrat. Par exemple, il y a une grande différence entre une grande entreprise avec des politiques de paiement spécifiques pour les pigistes en place et un nouveau client inconnu qui n’a pas les fonds pour couvrir un dépôt.
Utilisez les dépôts comme facteur pour déterminer si vous voulez aller de l’avant avec un client, mais pas nécessairement comme mesure décisive.
4. Créez des clients plus collaboratifs
De manière générale, les clients qui s’investissent financièrement dans un projet dès le départ sont plus susceptibles d’y contribuer de manière collaborative. C’est idéal pour les contrats où vous avez besoin de beaucoup d’entrées ou d’allers-retours avec un client pour faire le travail.
Les dépôts incitent les clients à s’impliquer davantage et à faire avancer le projet à un rythme soutenu. Cela facilite le maintien du travail sur la bonne voie et dans les limites de la portée.
Dernier mot
Être payé en tant que pigiste ne devrait pas être un casse-tête. Demander des dépôts n’est qu’une des nombreuses mesures préventives que vous pouvez prendre pour vous épargner le stress d’avoir à courir après un paiement.
Suivez les meilleures pratiques et maintenez vos normes de dépôt cohérentes pour éliminer les clients à problèmes, améliorer votre trésorerie et encourager les clients à s’impliquer davantage dans les projets.
